ATENCIÓN: Ninguna persona perdió su trabajo en esta historia, solo pasó a una tarea mejor.
El problema era el volumen. Con cerca de 80 clientes y envíos de entre 5 y 40 facturas por cliente, el equipo debía procesar más de 1.000 facturas por mes. Eso obligaba a destinar a una persona prácticamente a tiempo completo a abrir correos, revisar archivos, leer factura por factura y cargar la información manualmente.
Además de ser una tarea desgastante y repetitiva, el proceso tenía un límite claro: consumía tiempo, generaba riesgo de error humano y dificultaba escalar la operación sin sumar más trabajo administrativo.
La solución
Luego de tener una reunión con el gerente, analizamos y diseñamos una automatización que procesa cada correo entrante con facturas en el momento, sin intervención humana.
Cada vez que llega un email:
- el sistema identifica y analiza las facturas adjuntas,
- separa ingresos y egresos,
- genera un Excel para cada tipo de documento,
- y organiza toda la información por cliente, mes y año.
Además, el proceso deja trazabilidad de cada ejecución, con un reporte acumulado mensual por cliente que indica el estado del procesamiento y si hubo errores.
El resultado
Lo que antes requería dedicación manual constante, hoy se resuelve automáticamente en entre 3 y 8 minutos por correo, según la cantidad de facturas adjuntas.
El impacto fue claro:
- liberó a una persona que estaba prácticamente dedicada todo el mes a esta tarea,
- redujo el riesgo operativo de una carga manual intensiva,
- aceleró el procesamiento documental,
- y ordenó la información de forma consistente y trazable.
En términos de productividad, una persona podía procesar manualmente una factura en alrededor de 1 minuto. El sistema lo hace en aproximadamente 20 segundos, de forma continua y sin demoras perceptibles entre documentos o entre clientes.
Impacto
Este proyecto permitió convertir una tarea administrativa pesada y difícil de escalar en un proceso automatizado, ordenado y confiable. Nuestro cliente ganó tiempo, capacidad operativa y una base mucho más sólida para crecer sin multiplicar carga manual.